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CÓMO SE ESCANEA UN DOCUMENTO

¿Cómo se escanea un documento?

Hasta hace pocos años el escaneo y digitalización de un documento solo era posible si se tenía un escáner o una impresora multifuncional; esta incorporaba la función de escanear documentos.

Se requería de una Pc con software específico para la ejecución del escaneado. En la actualidad, para escanear un documento contamos con otros recursos: el teléfono móvil y la tableta.

Estos dispositivos nos permiten gestionar los documentos con más comodidad, con lo que:

  • Se agiliza el envío a través de la red.
  • Se pueden firmar, modificar o convertir a diferentes formatos.
  • No se requiere imprimir, lo que hace la digitalización amigable con el ambiente al prescindir del uso de papel.
  • El ahorro es significativo al no haber inversión en gastos de tinta, papel y costos de envío por vías tradicionales.

¿Cómo escanear un documento?

Si necesitamos escanear un documento, vamos a necesitar de dos elementos básicos:

  • Un componente de hardware que reconozca por imagen y convierta nuestro documento físico en información digital (un escáner, una tableta o un teléfono móvil).
  • El otro componente se trata de un software que procese la información recibida desde el escáner, tableta o cámara de nuestro teléfono.

El software convertirá el documento impreso en un archivo PDF, el cual puede ser editado luego o puede ser transformado en una imagen que podemos usar como documento digital.

Se puede escanear documentos desde Windows 10 sin instalar programas adicionales. Se hace con Escáner, aplicación de Microsoft preinstalada en las computadoras vendidas con este sistema operativo instalado.

Escanear un documento con Windows 10

Se da por sentado que solo se requiere encender los equipos y proceder con el escaneado. Así que comenzamos:

  • Encendemos el escánerpulsamos la tecla Windows del teclado o el botón de inicio del sistema.
  • En la barra de búsqueda escribimos ‘Escáner’; si está instalada, aparecerá como primera opción.
  • Ejecutamos la aplicación y esta debe identificar correctamente nuestro escáner; su icono debe aparecer en el campo ‘Escáner’.
  • Configuramos las características que deseamos que posea el documento digitalizado: formato (PDF es el recomendado), color o escalas de grises, resolución y ubicación que tendrá el archivo.
  • Una vez configurado, podemos solicitar una ‘Vista previa’. Aparecerá un escaneado de muestra con las características que hemos dado al documento.
  • Ya podemos iniciar el escaneado del documento al hacer clic en ‘Digitalizar’.
  • El archivo resultante podemos modificarlo, enviarlo, imprimirlo, firmarlo digitalmente o solo almacenarlo.

Escanear un documento con un Mac

El escaneado y posterior digitalización de documentos en un ordenador de Apple tampoco reviste mayor dificultad para el usuario; el sistema tiene integrado un software realizar estos procesos.

Solo hay que contar con un escáner instalado y ya estaremos preparados para proceder a capturar los datos de cualquier documento desde nuestro Mac.

En Apple, la aplicación que sirve para el escaneado y digitalización de documentos es la misma que podemos usar para realizar capturas de pantalla: estamos hablando de Captura de imagen.

  • Iniciamos el escaneado y digitalización buscando ‘Captura de imagen’ con Spotlight. También podemos iniciarla desde la carpeta ‘Aplicaciones’.
  • Preparamos el documento que deseamos escanear y encendemos el escáner antes de iniciar la aplicación.
  • El icono del escáner se mostrará en el panel lateral ubicado en el área izquierda de la ventanaHacemos doble clic nos mostrará la interfaz de escaneo.
  • En la parte inferior de la pantalla indicaremos la ubicación en la cual se guardarán los documentos digitalizados.
  • Las características que tendrá el archivo digital (formato, calidad de la imagen, otras), las podemos configurar haciendo clic en ‘Mostrar detalles’.
  • Al clicar en ‘Mostrar detalles’, junto a los ajustes del escaneo, aparecerá un escaneado previo del documento.
  • Hacemos clic y arrastramos sobre la vista previa del documento para crear un marco en el que queden delimitadas las esquinas; los anclajes nos permitirán ajustar con precisión este marco.
  • Después de haber delimitado el perímetro del documento, el archivo digitalizado lo obtendremos cuando hagamos clic sobre el botón ‘Escanear’, con la ubicación y las características que le hayamos aplicado.

Escanear un documento con Android e iOS

Hasta hace pocos años estábamos atados al ordenador y a un escáner si queríamos digitalizar un documento. Sin embargo, para nuestra conveniencia y comodidad, esta situación cambió.

Dispositivos móviles como tabletas y teléfonos, cargados con sistemas operativos como Android e iOS, nos permiten escanear y digitalizar documentos desde cualquier punto del planeta.

  • Escanear y digitalizar documentos en Android.

En Android podemos escanear documentos sin instalar ninguna aplicación. Solo tenemos que:

  • Abrir Google Drive, presente en todo dispositivo Android.
  • Abajo, en la esquina derecha de la pantalla, pinchamos en ‘Añadir’ y elegimos la opción ‘Escaneado’.
  • Hacemos una foto del documento y procedemos a mejorar su calidad: clicamos en ‘Recortar’ y arrastramos los puntos de anclaje hasta que estén ajustados a los bordes.
  • Pinchamos en ‘Aceptar´ para aplicar los cambios y pinchamos de nuevo en ‘Aceptar´ para finalizar.

El archivo se almacenará automáticamente en el espacio de almacenamiento de Drive en formato PDF. Cuando lo deseemos, solo tenemos que recurrir a este sitio para editar, imprimir, firmar o compartir el archivo.

  • Escanear y digitalizar documentos en iOS.

Gracias a las funciones de ‘Notas’ y sin instalar ninguna aplicación, podemos escanear documentos desde iOS. Para ello:

  • En la aplicación Notas de nuestro iPhone o iPad, creamos una nota a la que adjuntaremos el documento digitalizado.
  • Desde la nota creada, tocamos el icono + situado en la esquina inferior derecha de la pantalla y seleccionamos ‘Escanear documentos’.
  • Tomamos una foto del documento y arrastramos los puntos de recorte de tal forma que se ajusten a las esquinas o encuadramos solo el área del documento que deseemos escanear.
  • Pinchamos en ‘Conservar archivo escaneado’ y clicamos en ‘Guardar’ para adjuntar el archivo a la nueva nota.
  • Los parámetros de color, recorte o rotación pueden mejorarse pinchando sobre el documento escaneado.
  • Finalizamos guardando el documento en iCloud y lo tratamos como si fuera una nota.
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