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CÓMO SE FIRMA DIGITALMENTE UN PDF

Cómo se firma digitalmente un PDF

El mundo de hoy está dominado por la tecnología y la informática. Esto ha determinado la caída en desuso procedimientos que en el pasado eran la norma, especialmente en el ámbito de la administración y los negocios.

Todo es más fácil en el presente que vivimos y un hecho como la firma de un documento no requiere de nuestra presencia en un lugar específico; es algo que ahora podemos hacer desde la comodidad de nuestro hogar u oficina.

La firma digital y el Portable Document Format (PDF), que en castellano podemos traducir como formato de documento portátil, han hecho posible el acercamiento virtual y el trascender tiempo y espacio; todo a través de la red.

¿Cómo firmar digitalmente un documento PDF?

Firmar digitalmente un documento, independientemente del formato que posea, exige la creación previa de una firma digital; es esta un tipo determinado de firma electrónica que aporta una serie de beneficios al signatario.  

Para crear la firma digital es necesario seguir ciertos pasos acordes con la versión del programa usado para firmar digitalmente un documento. En este caso, lo haremos con Acrobat Reader DC:

  • Si ya tenemos creado el archivo PDF, abrimos el programa Acrobat Reader DC; este nos presenta una ventana con diversas opciones, entre las que destacan:
    1. ‘Comentar’.
    2. ‘Rellenar y firmar’.
    3. ‘Abrir archivo’.
    4. También nos advierte que no hay un archivo reciente.
  • Clicamos en ‘Abrir archivo’ y Acrobat Reader DC no lleva a la ventana del explorador de Windows; buscamos hasta dar con el documento que queremos firmar digitalmente:
  • Una vez seleccionado el documento, pinchamos en ‘Abrir’:
  • Abrimos el documento y buscamos en la barra de menú, arriba y a la derecha, el icono que nos lleva a la firma digital:
  • Al pinchar en el icono, nos encontraremos con dos opcionesañadir firma y agregar iniciales; podemos ejecutar una de las dos o ambas acciones.
  • Cuando clicamos ‘Añadir firma’ aparece un cuadro con las opciones: escribir nuestro nombre con el teclado, pegar una imagen escaneada de nuestra firma o dibujarla con el ratón si carecemos de dispositivo con pantalla táctil.

Se incluye en el rectángulo, abajo, a la izquierda, la opción de guardar la firma si queremos usarla en otros documentos.

  • Cuando escribimos nuestro nombre con el teclado, a la derecha del rectángulo podemos cambiar el estilo de nuestra firma, que en este caso es el tipo de fuente:
  • Aplicamos la firma al documento y podemos elegir entre reducir o aumentar el tamaño de fuente y también en desechar esta firma arrojándola a la papelera:
  • El siguiente paso es guardar nuestro documento, ya firmado digitalmente, con lo que podemos imprimirlo, hacerlo firmar con otros o compartirlo como ‘archivo de solo lectura’, lo que impedirá su modificación.

¿Cómo nos beneficia la firma digital?

Entre otras cosas, la firma digital nos asegura:

  • Cumplir con las normativas legales, no importando lo estrictas que estas sean.
  • Genera la mayor confianza, puesto que la identidad del firmante está garantizada en un alto nivel por certificados procedentes de proveedores acreditados y cuya obtención exige la demostración de la identidad.
  • La identidad puede ser confirmada por métodos tan comunes como un código de PIN telefónico, una dirección de correo electrónico o una ID empresarial.
  • Un certificado digital y un PIN para nuestro uso exclusivo, nos permitirán de manera fácil validar nuestras credenciales y nuestra identidad.
  • Una firma digital es una firma protegida ya que esta se une de forma criptográfica al documento PDF, certificándose con un sello de la mayor garantía.
  • Esta firma y todo documento que la lleve pueden validarse nuevamente para más de una decena de años.
  • Una firma electrónica es algo legalmente válido y vinculante en la mayoría de los países industrializados, en los cuales se las usa sin ningún tipo de reparo.
  • La eficacia de la firma digital es sorprendente. Su uso nos permite obtener de forma rápida la firma de los destinatarios que deban firmarlos, con lo que se agilizan las transacciones y negocios que realicemos.
  • No puede obviarse el ahorro en costos que nos permite la firma digital: se ven ampliamente reducidos los gastos en insumos como papel, tinta y envíos vía postal.

¿Cómo y para qué pueden ser empleadas las firmas digitales?

  • Son muchas las tareas administrativas que consumen nuestro tiempo y perjudican el marketing y las ventas. Con el uso de una firma digital podemos cerrar tratos comerciales con mayor celeridad, ahorrando tiempo y dinero.
  • Se facilita y agiliza la contratación de personal. Las ofertas de empleo y los formularios de incorporación pueden ser llenados y firmados digitalmente de manera rápida y segura por los candidatos que optan a las plazas vacantes.
  • Por medio del autoservicio a documentos digitales, la firma digital de acuerdos de confidencialidad y formularios de responsabilidad puede ayudar a que los procesos legales sean continuos, sin interrupciones.

¿Cómo funcionan los certificados digitales?

El certificado digital es un documento electrónico que incluye los datos con los que podemos ser identificados como personas naturales en internet; estos datos han sido autenticados por un organismo oficial.

Tal como el DNI, un pasaporte o el permiso de conducir, el certificado digital es la manera en que podemos identificarnos y ser reconocidos digitalmente. Su emisión está a cargo de las entidades emisoras de certificados.

La entidad emisora es garante de la veracidad de la información contenida en el certificado digital, el cual solo tiene validez por un período específico, otorgado por la misma entidad emisora.

En Españason las autoridades competentes las encargadas de la emisión y regulación de certificados digitales. Por ejemplo, la Agencia Tributaria admite estos certificados sobre la base de la Orden HAP/800/2014, de 9 de mayo.

Esta Orden establece las normas específicas para los sistemas de identificación y autenticación que se llevan a cabo por medios electrónicos con la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Solo son admitidos los certificados digitales cuya emisión ha estado a cargo de los prestadores de servicios que gozan de la autorización del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.

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