¿Cómo se firma digitalmente?

Cómo se firma digitalmente

El desarrollo logrado en el mundo de la informática en los últimos años, unido a los avances tecnológicos y de recursos de Internet, han hecho posible realizar acciones que antes solo eran dables con la concurrencia física de las personas.

Por ejemplo, a través de la Web podemos movilizar nuestro dinero depositado en una agencia bancaria y llevar a cabo diligencias para solventar cualquier tipo de situación; o podemos comprar online sin necesidad de movernos de casa.

También podemos firmar electrónicamente, de ser preciso, documentos que nos identifican y acreditan en cualquier lugar del mundo, con la más alta garantía de nuestra identidad y acatando las normativas legales más estrictas.

¿Cómo firmar de manera digital?

Firmar digitalmente tiene toda una serie de ventajas, por lo que saber hacerlo es muy importante si queremos aprovecharlas. Hay más de una forma de firmar digitalmente un documento; todas ellas destacan por su sencillez.

Lo primero que hay que saber es que se requiere de un certificado digital o un DNI electrónico para firmar digitalmente un documento, el cual puede estar en formato PDF, en formato de imagen o ser un documento de Microsoft Office.

Tanto el  mencionado certificado electrónico como el DNI electrónico están provistos de claves criptográficas, indispensables para realizar la firma, que aseguran la inviolabilidad del documento al cual identifican.

Estos recursos son emitidos por organismo que funcionan como Proveedores de Servicios de Certificación. Se usan en diversas operaciones con la finalidad de identificar sin errores a su poseedor, el emisor de la firma.

  • Veamos cómo se firma digitalmente un documento en formato PDF:

La administración pública es un campo donde el formato PDF es muy popular, hecho en el cual concuerda con la digitalización de documentos. Para manipular documentos oficiales, antes debemos saber cómo firmarlos electrónicamente.

Se dice que para todo siempre hay una primera vez y si vamos a firmar digitalmente un documento en formato PDF sin haberlo hecho nunca antes, debemos seguir estos pasos:

  • Utilizando un programa, podemos escanear nuestra firma autógrafa; también podemos tomarle una foto con una cámara o con el móvil y copiarla a la Pc.
  • Si no lo tenemos, instalamos en nuestra Pc un programa que nos facilite realizar la firma digital; puede ser Adobe Acrobat Reader DC, uno de los más populares.
  • Hay que recordar que debemos poseer el certificado digital para la firma electrónica de documentos, el cual tendremos listo en nuestro navegador.

Cabe destacar que estos pasos solo se realizan la primera vez que tengamos necesidad de firmar por vía electrónica un documento en PDF.

Una vez tomadas todas las previsiones, después de haber dado los pasos iniciales, vamos a la firma digital del documento en formato PDF. Estas indicaciones son válidas tanto si es la primera vez que lo hacemos, como si no:

  • Abrimos el documento que queremos firmar y clicamos en la pestaña HERRAMIENTAS. Se desplegará una ventana con estas características:
  • Como vemos, dentro del círculo rojo aparece la opción RELLENAR Y FIRMAR. Clicamos en esta opción para acceder al próximo botón: COLOCAR FIRMA.
  • Ahora aparece esta ventana, en la que pregunta si queremos firmar u obtener la firma de otros.
  • La siguiente ventana nos presenta el botón FIRMAR; al clicar nos aparecerá un rectángulo donde estampar la firma, lo que podemos hacer mediante la escritura.
  • Podemos incluir en este rectángulo el dibujo de una firma, si nuestro dispositivo tiene pantalla táctil; o pegar una imagen escaneada o fotografiada, con nuestra firma autógrafa.
  • Podemos añadir nuestras iniciales al documento, para lo cual también se genera un cuadrado. Los rectángulos podemos colocarlos en cualquier espacio del documento: a un lado, arriba, abajo.
  • Solo resta enviar el documento al destinatario una vez que hayamos guardado todos los cambios hechos.
  • Veamos ahora cómo se firma digitalmente un documento en Microsoft Office:

Word y Excel son dos de los recursos más populares de Microsoft Office, cuyos documentos generados con estos programas también son factibles de ser firmados digitalmente.

En el caso de requerir firmar digitalmente un documento de Word (para Excel y para Power Point funciona de la misma manera), debemos seguir estos pasos:

  • Buscamos y abrimos el documento de Word que deseamos firmar electrónicamente;  clicamos en la pestaña INSERTAR, arriba, a la izquierda.
  • A la derecha, ubicamos el ícono de ‘Cuadro de texto’ y a su lado, un ícono más pequeño que nos proporciona la ‘Línea de firma de Microsoft Office’.
  • Al colocar el cursor sobre este ícono pequeño, se desplegará la siguiente ventana:
  • Al pinchar ese mismo ícono, obtendremos este recuadro de configuración de la firma digital, que hay que llenar con los datos exigidos:
  • Una vez que se llenan los datos en este recuadro, obtenemos un cuadro de texto con la línea para la firma digital del documento; este cuadro de texto lo podemos ubicar en cualquier lugar del documento:

Usos y seguridad de la firma digital

Una vez adquirida la firma digital, esta persiste en el sistema; podemos darle todo el uso requerido en tanto no se haya vencido o mantengamos la certificación que nos acredita como dueños de ella y con la que nos identificamos ante otros.

Esta misma firma electrónica generada puede ser usada para cualquier otro documento que precise de firma digital, siempre y cuando se cuente con el debido certificado electrónico.

Si se necesita que otras personas firmen el documento, debemos pedirles que lo hagan. Se lo enviamos con la línea de firma y una notificación de solicitud de la misma.

Una vez que el documento haya sido firmado, se convertirá en uno de solo lectura; lo que implica que no podrá ser modificado. Por ello hay que ser muy cuidadosos antes de firmar y comprobar que estamos en lo correcto.

La seguridad de un documento firmado digitalmente es tanta, que si se llegara a editar, se perdería la certificación de la firma y habría que volver a firmarlo después de haber obtenido la correspondiente certificación electrónica.

Comparte esto: